Kaum ein Thema erzeugt in Praxen so viele Aktenordner wie die Frage, was aufbewahrt werden muss. Die Fristen stammen aus unterschiedlichen Erlassen (Obligationenrecht, Mehrwertsteuerrecht, kantonales Gesundheitsrecht, Arbeitsrecht) und laufen unterschiedlich lange. Ein Überblick über die wichtigsten Regeln für Praxen in der Schweiz.
Geschäftsbücher und Buchungsbelege: 10 Jahre
Massgeblich ist Art. 958f OR: Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht sind 10 Jahre aufzubewahren. Zu den Buchungsbelegen gehören etwa Ein- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, Quittungen und Lohnabrechnungen. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres. Ein Beleg aus dem März 2026 darf also frühestens nach Ablauf des Jahres 2036 vernichtet werden.
Ist Ihre Praxis mehrwertsteuerpflichtig, verlangt auch das Mehrwertsteuergesetz (Art. 70 MWSTG) eine Aufbewahrung von grundsätzlich 10 Jahren. Heilbehandlungen sind zwar von der Mehrwertsteuer ausgenommen, Praxen mit steuerbaren Nebenleistungen können aber trotzdem steuerpflichtig sein.
Patientendokumentation: kantonal geregelt, 20 Jahre empfohlen
Wie lange die Krankengeschichte aufbewahrt werden muss, regelt nicht der Bund, sondern das kantonale Gesundheitsrecht. Viele Kantone verlangen mindestens 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung, einzelne mehr. Prüfen Sie deshalb die Vorgaben Ihres Standortkantons.
Unabhängig davon spricht viel für eine Aufbewahrung von 20 Jahren: Seit der Revision des Verjährungsrechts per 1. Januar 2020 verjähren Ansprüche aus Körperverletzung oder Tötung absolut erst nach 20 Jahren (Art. 60 Abs. 1bis und Art. 128a OR). Wer die Dokumentation früher vernichtet, kann sich im Haftungsfall womöglich nicht mehr entlasten. Röntgenbilder und andere Befunde sind Teil der Patientendokumentation und sollten gleich lange aufbewahrt werden.
Lohn- und Personalunterlagen
- Lohnabrechnungen, Lohnkonten, Lohnausweise: als Buchungsbelege 10 Jahre (Art. 958f OR).
- Arbeitszeiterfassung: mindestens 5 Jahre nach Ablauf ihrer Gültigkeit (Art. 73 Abs. 2 ArGV 1).
- Personaldossier nach Austritt: nur so lange, wie es für allfällige Ansprüche nötig ist. Forderungen aus dem Arbeitsverhältnis verjähren in der Regel nach 5 Jahren (Art. 128 Ziff. 3 OR); für Arbeitszeugnisse wird meist 10 Jahre empfohlen. Was nicht mehr gebraucht wird, ist datenschutzrechtlich zu löschen.
Digital archivieren, aber richtig
Elektronische Aufbewahrung ist zulässig, muss aber der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) entsprechen: Die Unterlagen müssen vollständig, unverändert und während der ganzen Frist lesbar sein, und Änderungen müssen nachvollziehbar bleiben. Wer Papierbelege scannt und anschliessend vernichtet, sollte das Verfahren schriftlich dokumentieren. Für die Patientendokumentation gelten zusätzlich die Anforderungen an die Datensicherheit nach dem Datenschutzgesetz (DSG).
Unser Tipp
Legen Sie für jede Unterlagenart ein festes Vernichtungsdatum fest und prüfen Sie einmal jährlich, was entsorgt werden darf, und zwar datenschutzkonform. Denn auch das Aufbewahren über die nötige Dauer hinaus kann bei Patientendaten ein Datenschutzproblem sein.
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Gesetzliche Regelungen können sich ändern. Massgeblich ist immer die aktuelle Rechtslage. Stand: Oktober 2026.