Kaum ein Thema erzeugt in Praxen so viele Aktenordner wie die Frage, was aufbewahrt werden muss. Die Fristen stammen aus unterschiedlichen Gesetzen – Steuerrecht, Zivilrecht, Strahlenschutz – und laufen unterschiedlich lange. Ein Überblick über die wichtigsten.
Steuerlich relevante Unterlagen
Maßgeblich ist § 147 Abgabenordnung (AO). Seit dem 1. Januar 2025 gelten durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz verkürzte Fristen für Buchungsbelege:
- 10 Jahre: Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen.
- 8 Jahre: Buchungsbelege – also etwa Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge und Quittungen (vorher 10 Jahre).
- 6 Jahre: empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe.
Die Frist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist bzw. die letzte Eintragung gemacht wurde. Ein Beleg aus dem März 2026 darf also frühestens nach Ablauf des Jahres 2034 vernichtet werden.
Patientenakte
Nach § 630f Abs. 3 BGB ist die Patientenakte 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, soweit nicht andere Vorschriften längere Fristen vorsehen. Die ärztliche Berufsordnung sieht dieselbe Frist vor. Gezählt wird ab dem Ende der Behandlung – nicht ab dem Anlegen der Akte.
Röntgenaufnahmen und Strahlenanwendungen
Das Strahlenschutzgesetz (§ 85 StrlSchG) enthält eigene Fristen: Aufzeichnungen über Untersuchungen mit ionisierender Strahlung sind 10 Jahre nach der letzten Untersuchung aufzubewahren, bei Minderjährigen mindestens bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres. Für Behandlungen – etwa Strahlentherapie – gelten 30 Jahre.
Lohn- und Personalunterlagen
Das Lohnkonto ist nach § 41 EStG bis zum Ende des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Eintragung aufzubewahren. Buchungsbelege der Lohnabrechnung unterliegen zusätzlich den steuerlichen Fristen aus § 147 AO.
Digital archivieren – aber richtig
Elektronische Aufbewahrung ist zulässig, muss aber den GoBD entsprechen: Unterlagen müssen vollständig, unveränderbar und jederzeit lesbar sein, und der Ablauf sollte in einer Verfahrensdokumentation beschrieben werden. Wer Papierbelege scannt und anschließend vernichtet, braucht ein dokumentiertes Scanverfahren.
Unser Tipp
Legen Sie für jede Unterlagenart ein festes Vernichtungsdatum fest und prüfen Sie einmal jährlich, was entsorgt werden darf – datenschutzkonform, denn auch das Aufbewahren über die Frist hinaus kann bei Patientendaten ein Datenschutzproblem sein.
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Gesetzliche Regelungen können sich ändern – maßgeblich ist immer die aktuelle Rechtslage. Stand: September 2026.